|
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen
Klosterparken www.gf-klosterparken.dk |
|||
|
Møde dato og
sted |
31. maj hos
Benjamin |
Referat nr. |
4-2011 |
|
Dirigent |
Ingen
specifik |
Referent |
Lennart |
|
Deltagere |
Lennart (11);
Lisbeth (24); Benjamin (27); Mickael (42); Cathy (49) |
||
|
Afbud |
|
||
|
Næste
bestyrelsesmøde |
13 september kl 19:30 hos Michael (42) |
||
Dagsorden:
Referat
Ad. 1 Godkendelse af
referat fra forrige møde
Referatet blev godkendt uden bemærkninger.
Det blev dog aftalt at vi fremover godkender pr.mail.
Dette skyldes at det har ført til nogen misforståelser at der på det udsendte
referat stod ”udkast”
Ad. 2 Konstitution af
bestyrelse
Da bestyrelsen ikke var
fuldt samlet på sidste møde, blev valg af næstformand udskudt til dette møde.
Mickael (42) blev valgt
som næstformand.
Ad. 3 Økonomi
status
Der er en af husstandene i bebyggelsen der stort set
konstant er i restance. Dette giver et unødigt stor belastning af kassereren,
og dette er ikke holdbart. Det blev drøftet om det er muligt at nedsætte det
beløb som grundejerforeningen har i restance ved fremover at ændre Tv-pakken
til grundparken, når vedkommende er i restance.
Økonomien ser ud til at overholde budgettet.
Ad. 5 Status for forårs arbejdsdag
Arbejdsdagen resultat var
fint.
Der er dog nogle
problemer. Der er aftale om at kommunen henter det grønne affald. Dette grønne
affald ”grabes” op på en lastbil, det vil sige at lastbilen har en grab som den
bruger til at fjerne affaldet. Men der tages ikke andet end grønt affald, så
det er ikke særlig hensigtsmæssigt at efterlade sække med grønt affald. Der
således ikke fjernes. Sækkene står stadig hvor de blev efterladt.
Altså ”ingen klare sække”
til affald.
Tildelte opgaver:
De tildelte opgaver er
ved at være en unødig stor belastning for bestyrelsen.
Hensigten for tildelte
opgaver var jo, at hvis man af en eller anden grund ikke kunne deltage i det
fælles arbejde den pågældende dag, f.eks pga en familiefest, så var det muligt
at lave en opgave en anden dag.
Men det ser ud til at
”tildelte opgaver” i flere tilfælde er forårsaget af andre årsager.
Håndteringen af tildelte
opgaver er meget tidsrøvende for bestyrelsen, og desværre er det også
nødvendigt at bestyrelsen laver opfølgning på disse opgaver.
Bestyrelsen ser derfor
helst, at muligheden for at få en tildelt opgave elimineres. Muligheden er
vedtaget ved generalforsamlingsbeslutning, og kan derfor kun fjernes igen ved
en generalforsamlingsbeslutning.
Årsagen til at denne
mulighed findes er, at der kan findes husstande som faktisk er forhindret i at
kunne deltage den pågældende dag, og som faktisk ikke har mulighed i deres
budget at betale sig fra at lave opgaver.
Endvidere er der
husstande der permanent har fast tildelt opgave. Denne mulighed fjernes
fremover. Dog vil aktiviteter der normalt ikke hører til disse arbejdsdage og
som udføres igennem hele året stadig kunne fritage for arbejde på
arbejdsdagene. Eksempelvis udskiftning af pærer i vores stibelysning.
Der er inden arbejdsdagen
indkøbt ekstra værktøj, som befinder sig i skuret. Dette værktøj kan
selvfølgelig også benyttes til beboernes eget brug, men det er en selvfølge at
værktøjet er i samme stand som da man lånte det, og hvis værktøjet kræver
forbrugsmateriale, såsom gas, benzin eller lignende, så skal man selvfølgelig
sørge for at købe mindst det der er forbrugt.
Eksempelvis er det
konstateret, at der nu er en gasflaske der nu er tom, men som var blevet
udskiftet med en fyldt efter sidste arbejdsdag. Altså er der en beboer der har
brugt gas, uden at erstattet den brugte gas. Sådanne forhold er selvfølgelig
ikke acceptabel.
Det skal i øvrigt
pointeres at de indkøbte motoriserede redskaber, Buskrydder og hækkeklipper, skal
have 2% olieblandet benzin.
Hvis der bruges ren
benzin vil motorerne går i stykker.
Bestyrelsen konstaterede
at tilmelding til frokost på tilmeldingssedlen til arbejdsdagen fungerede fint
og efter hensigten.
Ad. 6 Efterårs arbejdsdag
Ud fra erfaringerne fra
arbejdsdagen fastlagde vi den kommende arbejdsdag til lørdag d.17/9, som
er weekenden op til der hentes storskrald, således at ”ikke grønt affald” kan
lægges til storskrald med det samme, gælder dog ikke byggeaffald mm som heller
ikke tages ved storskrald.
Så reserver dagen
allerede nu.
På arbejdsdagen var der et hold der skulle søge at
klarlægge forhold omkring drænene.
Der er blevet gravet huller. Disse huller havde til
formål at konstatere om der fandtes dræn rundt om husene, eller om der ikke var
dræn.
Der er gravet hul ved hjørnet af blok 7, 8 og 9.
Disse steder var valgt, da omfangsdræn netop disse steder
ifølge tegningerne skulle have deres afløb hen imod samle og pumpebrønden, som
befinder sig for enden af blok 8., dog
skulle blok 9 have afløb hen imod blok 6, som så igen har afløb hen imod
brønden.
Det var ret vigtigt at konstatere om der reelt var
omfangsdræn omkring husblokkene, idet
er ”worst case”
Situation ville være at de ikke fandtes, og der dermed
skulle lægges dræn omkring husblokkene igennem alle beboernes gårde og haver.
Heldigvis viste det sig, at der fandtes omfangsdræn, og
at afløbene alle havde den rigtige retning.
Dernæst forsøgte vi at følge afløbet fra omfangsdrænet
ved blok 8, idet det skulle løbe direkte til samle- og pumpebrønden, som ligge
ganske tæt på denne blok.
Vi vidste dog, at der ikke var tilløbshul i denne brønd.
Det blev konstateret at drænrørets afløb løb lige opad og
forbi brønden.
Vi forsøgte også at fylde vand i drænet ved blok 6, men
på et eller andet tidspunkt, så løb dette baglæns, dvs. drænrøret var fyldt. Så
noget tyder på at der ikke er afløb som forventet ifølge tegningerne.
Opgaven der udestår nu er at finde ud af hvor disse
drænrørs afløb reelt ender. Foreløbig er mistanken, at der ikke er en
afslutning på disse afløb, som er tilsluttet samle- og pumpebrønden, og derved
kan lede vandet væk fra husene.
Stig ville låne et videokamera som er beregnet til at
inspeksere sådanne afløb.
Dette er grunden til at hullerne stadig står åbne,
således at denne inspektion kan foretages uden at skulle grave ned til
drænrørene en gang til.
Ad.8 evt.
Brian
har tilbudt at vedligeholde den ydre hæk. Bestyrelsen synes at dette er en god
ide, idet den ydre hæk sluger en del af resurserne ved vores arbejdsdage.
Opgaven vil blive et tillæg til græsslåningsopgaven, og honoraret justeres
tilsvarende.
Husk at næste fælles arbejdsdag blev fastsat til
17 september 2011.